Nacieron con la vocación de facilitar nuestras comunicaciones y nuestra vida personal y profesional y aunque sin duda han cumplido con creces este objetivo, no es menos cierto que en muchas ocasiones los teléfonos móviles se convierten en un obstáculo tanto en nuestras relaciones personales como laborales. Podríamos decir que la célebre frase “ni contigo ni sin ti” se puede aplicar perfectamente a nuestra relación de “amor-odio” con estos dispositivos. Unos “compañeros” ya indispensables que, especialmente en nuestro puesto de trabajo, nos pueden traer más de un disgusto.

Y es que, si el móvil es ya un claro aliado de la productividad también puede convertirse en un quebradero de cabeza tanto para empresarios y directivos como para empleados. Cada vez son más los puestos de trabajo en los que su uso es obligatorio para estar localizable o tener acceso directo a la información necesaria para el ejercicio de una determinada labor profesional. Pero, como actualmente no existe ninguna regulación específica sobre el uso del móvil en el trabajo, son las empresas las que deberían poner los límites y restringir el uso del móvil a un horario y unas labores específicas, siempre relacionadas con el desempeño de la actividad.

Pero todavía son muchas las empresas que no tienen una normativa clara al respecto, aunque razones para poner freno a su uso no faltan. Como muestra de esta afirmación un dato: el 42 % de los usuarios no es capaz de pasar más de una hora sin consultar su teléfono, lo que redunda en una constante distracción y consecuentemente una menor productividad. Otro de los grandes perjudicados es el clima de trabajo. Llamadas privadas, notificaciones, timbres molestos o conversaciones pueden afectar la concentración, no sólo del propietario del dispositivo sino también de sus compañeros y perjudicar el buen ambiente de trabajo. Y un tercer aspecto a tener en muy en cuenta es la protección de datos o material sensible. Y precisamente es en este punto, el que afecta directamente a la seguridad, donde nos vamos a detener para profundizar en los riesgos concretos de la utilización de dispositivos personales que no tienen la configuración de seguridad de la empresa y por tanto quedan fuera del control de la misma.

Puerta de entrada de virus, robos de información o ataques informáticos

Es el caso de un dispositivo personal que tenga documentos de la empresa y que cuando se conecta a una red externa no segura, podría dar acceso a terceras personas a la información corporativa almacenada.

Otra práctica peligrosa es la instalación de aplicaciones con permisos de acceso a diferentes partes del dispositivo como contactos, fotos o archivos, que podría dar vía libre a información sensible de la organización en la que se trabaja. Un riesgo que se puede agravar si el dispositivo no tiene medidas de seguridad como contraseña, patrón o huella para acceder o lo que es más grave, tener activados mecanismos como el de “recordar contraseñas”, lo que en caso de robo allanaría el camino de acceso a toda el contenido del teléfono.

Mención a parte merecen los dispositivos que carecen de antivirus o política de actualizaciones, pues se convierten en una puerta de entrada de ataques, virus y accesos no autorizados.

Recomendaciones para garantizar la seguridad

Para evitar estos riesgos, el Instituto Nacional de Ciberseguridad (INCIBE) recomienda a las empresas que definan con el máximo detalle posible las normas y los procedimientos para el uso de aparatos tecnológicos privados “especificando las condiciones en las que se permite su uso, cómo se accede a la información o a la configuración mínima de seguridad necesaria”.

Desde este organismo dependiente del gobierno, también se aconseja limitar las instalaciones de aplicaciones, estableciendo una lista de las que no se podrá hacer uso, así como prohibir el uso de dispositivos manipulados que permiten la instalación de aplicaciones que no provienen de repositorios oficiales.

Otra recomendación es limitar el acceso a redes desconocidas, indicando que preferentemente se conecten a través de las 3G o 4G y que en ningún caso se permitan conexiones a través de redes wifi abiertas. Y una vez que el empleado haya abandonado la organización, establecer un proceso a seguir para entregar o eliminar la información de estos dispositivos.

Y más allá de estas normas de conducta, también sería aconsejable adoptar otras meramente técnicas como las medidas de control para poder acceder a la red corporativa (autentificación, doble factor) o controlar el almacenamiento de datos en la nube, permitiendo consultas de datos pero no la actualización desde dispositivos personales, ya que las medidas de protección no suelen ser tan seguras como las que se pueden tomar en el ámbito empresarial. Unas contraseñas robustas y un registro de usuarios y dispositivos con acceso permitido completarían una correcta planificación de seguridad.

En cualquier caso, más allá de las medidas de seguridad, para que todos los miembros de una empresa usen correctamente el móvil, lo mas aconsejable es que el departamento de recursos humanos establezca unas normas y posibles sanciones por incumplimiento. Se deberían fijar unos protocolos con las limitaciones a la utilización del dispositivo móvil y los lugares donde se puede consultar sin problema, así como la libertad de uso en los tiempos de descanso.

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